Einführung von Paperless-NGX in einem KMU

Zusammenfassung

Einführung eines Open-Source-Dokumentenmanagementsystems zur Automatisierung von Posteingang, Ablage und Wissensorganisation – mit messbarer Zeitersparnis.

Problemstellung

Viele Unternehmen verlieren Zeit durch unstrukturierte Ablagen, Posteingang per E-Mail/Brief und fehlende Durchsuchbarkeit von Dokumenten. Das führt zu Reibungsverlusten, redundanter Suche und ineffizienten Prozessen.

Ansatz & Vorgehen

• Toolauswahl: Fokus auf Open Source → Entscheidung für Paperless-NGX.
• Setup: Installation in Docker-Umgebung, Integration von PostgreSQL und Redis.
• Prozesse: Automatisierte Ablage über definierte Ordner, OCR-Verarbeitung via Tika, PDF-Parsing via Gotenberg.
• Tagging: Einführung einer PARA-basierten Tag-Struktur für schnelle Wiederauffindbarkeit.
• Security: Zwei-Faktor-Authentifizierung, DSGVO-konforme Speicherung.

Ergebnis & Wirkung

• Zeitersparnis: 30–40 % weniger Suchzeit bei Dokumenten.
• Transparenz: Einheitliche Ablage für alle Mitarbeitenden.
• Akzeptanz: Mitarbeitende konnten durch Schulung & einfache Regeln schnell umsteigen.
• Zukunftsfähigkeit: DMS als Grundlage für Automatisierung & KI-gestützte Workflows.

Tech-Stack

• Paperless-NGX
• PostgreSQL, Redis
• Tika, Gotenberg
• Docker Compose
• LDAP/SSO (optional), 2FA

Persönliche Note

Dieses Projekt war für mich ein Beweis: Open Source ist produktionsreif.

Mit Paperless-NGX konnte ich zeigen, wie auch kleine und mittlere Unternehmen ohne riesige Budgets ein effizientes, rechtssicheres Dokumentenmanagement etablieren können.

Neugierig?

Möchten Sie auch Papier- und Suchzeiten reduzieren?